Short answer: test any rent roll software on your own worst rent roll, not on the vendor's sample. A clean demo file proves the tool can read a clean file. The six checks below show whether its rent roll analysis tells you the truth about a messy one.
Written by the Реалист team with AI assistance (Claude). Reviewed by Реалист's SEO/GEO review desk (AI-assisted, not independent of Реалист) before it went live. Links checked and page updated 26 October 2026. Реалист makes a rent roll reader and describes how it handles each check; the checks apply to any tool.
Используемые ниже термины: средневзвешенный срок аренды (WALT) — это средний оставшийся срок аренды по арендаторам, взвешенный по аренде или площади; о различиях в договорах аренды и структурах чистой аренды см. общий обзор договор тройной чистой аренды (triple net). Когда кредитор опирается на отсканированный документ, качество оптическое распознавание символов по этому скану — первое ограничение для любого извлечения данных.
This page does not rank vendors. We have not run the other tools on a common file, and a comparison we did not run would not be worth reading. What follows is the test you can run yourself on one file, and how we answer each check in our own reader.
What rent roll software does, and which kind you need
"Rent roll software" names three different jobs, and vendors often sell only one:
- Generation. Property management systems produce a rent roll from their own ledger. Useful if you operate the building.
- Extraction. Tools that read a rent roll arriving as a PDF, scan or spreadsheet and turn it into rows. Useful if you receive rolls from sellers, brokers or borrowers.
- Analysis. Tools that compute figures from the rows: occupancy, WALT, rollover, rent per square foot, loss to lease.
An acquisitions or credit team usually needs the last two, because someone else produced the roll. The checks below are about those two, since an error in extraction flows straight into every analysis figure.
What a rent roll analysis returns
A rent roll analysis turns a list of tenancies into a handful of figures a committee can read. The ones to expect:
| Цифра | What it tells you | Needs from the roll |
|---|---|---|
| Заполняемость | Share of area (or units) under lease | Area per suite, vacant suites listed |
| In-place rent and rent per sq ft | What the building collects today | Rent, rent period, area basis |
| WALT | How long the income stream lasts on average | Expiry dates and an as-of date |
| Rollover | Share of rent or area expiring each year | Expiry dates |
| Loss to lease | Gap between market rent and rent in place | A market rent, which the roll does not contain |
Разобранный пример
The roll below is illustrative: six suites in an invented 60,000 sq ft building, an as-of date of 1 October 2026, annual rents on the stated area basis, and an assumed market rent of $29.00 per sq ft for every suite. It is not a real property, and the market rent is an input, not a finding.
| Suite | Area (sq ft) | Rent ($/sq ft/yr) | Annual rent ($) | Expires | Осталось лет |
|---|---|---|---|---|---|
| 100 | 12,000 | 30.00 | 360,000 | 30 Sep 2027 | 1 |
| 110 | 9,000 | 28.00 | 252,000 | 30 Sep 2031 | 5 |
| 200 | 15,000 | 26.00 | 390,000 | 30 Sep 2029 | 3 |
| 210 | 6,000 | 32.00 | 192,000 | 30 Sep 2027 | 1 |
| 300 | 10,000 | 24.00 | 240,000 | 30 Sep 2028 | 2 |
| 310 | 8,000 | vacant | - | - | - |
The figures, with the arithmetic:
| Цифра | Результат | How |
|---|---|---|
| Occupancy by area | 86.7% | 52,000 leased / 60,000 total |
| In-place rent | $1,434,000 per year | Sum of the five annual rents |
| Average rent per leased sq ft | $27.58 | $1,434,000 / 52,000 |
| WALT, weighted by rent | лет: 2.41 | Sum of (rent x years left) = 3,462,000, divided by 1,434,000 |
| WALT, weighted by area | лет: 2.46 | 128,000 sq ft-years / 52,000 |
| Rollover in the next 12 months | 18,000 sq ft; $552,000 (38.5% of in-place rent) | Suites 100 and 210 |
| Loss to lease | $74,000 per year (4.9% of market rent) | 52,000 x $29.00 = $1,508,000, less $1,434,000 |
Two things the table shows. The WALT depends on the weighting, so a tool should say which one it used. And the building is 86.7% occupied but 38.5% of the rent it collects expires within a year, a fact occupancy alone hides. Loss to lease is net: suites 100 and 210 are above the assumed market, so they offset part of the gap on the others.
Сначала выберите тестовый файл
Background on the document itself: a rent roll summarizes the договоры аренды at a property tenant by tenant, and the figures feed the income that lenders and buyers capitalize (коммерческая ипотека инвестиционный анализ использует их).
Возьмите реальный реестр арендаторов из недавней сделки. Полезные содержат как минимум три из этого:
- Более одного макета в одном документе, например PDF-экспорт со страницей сводки и страницей деталей.
- Колонка арендной ставки без указанного периода, из-за чего легко перепутать месячные и годовые значения.
- Свободные текстовые заметки об уступках, арендных каникулах или льготах.
- Признаки просрочки или статуса, которые лежат в столбце примечаний, а не в столбце статуса.
- Больше строк, чем помещается на первой странице.
Сохраните собственное ручное прочтение того же файла. Каждая приведённая ниже проверка сравнивает результат инструмента с этим прочтением.
1. Прочитал ли он весь реестр?
Посчитайте строки арендаторов в документе и строки в результате. Инструмент, который останавливается на первой странице, всё равно выдаст аккуратную таблицу.
Попросите инструмент назвать оба числа. Если он не может сказать, сколько строк в документе, вы не узнаете, описывает ли его показатель заполняемости здание или только его первую страницу.
Как мы это обрабатываем. Наш считыватель записывает число строк в документе и все ли они были переписаны. Заполняемость, WALT и средняя аренда за квадратный фут рассчитываются, только если прочитан весь реестр. Иначе цифра опускается, а причина печатается рядом.
2. Знает ли он период аренды?
Месячная аренда, принятая за годовую, отличается в двенадцать раз, как и каждая цифра за квадратный фут, построенная на ней. Во многих реестрах период в заголовке не указан.
Проверьте, что делает инструмент, когда период нигде не указан. Угадывание по масштабу чисел остаётся догадкой, даже если обычно оказывается верным.
Как мы это обрабатываем. Период берётся только из того, что указано в реестре, и никогда не угадывается по тому, насколько велики числа. Когда реестр его не указывает, арендная ставка по каждому помещению показывается как напечатано, но ставка за квадратный фут и средняя арендная ставка не рассчитываются, а отчёт объясняет почему.
3. Что происходит с ячейкой, которую не удалось прочитать?
Scanned PDFs lose digits. A good tool marks the cell as unreadable. A weak one fills it with a market rate, a neighbor's rate or a column average, and the gap disappears.
Замажьте одну ячейку с арендой в тестовом файле и посмотрите, что вернётся.
Как мы это обрабатываем. Первое правило считывателя: нечитаемая ячейка остаётся пустой с приложенной причиной — никогда не ноль, никогда не строка выше, никогда не рыночная ставка или среднее по столбцу. Затем цифры вычисляются только из прочитанного.
4. Усредняются ли значения по всему реестру?
Средняя аренда по одиннадцати из двенадцати сданных помещений — не средняя аренда по реестру. Это среднее того, что инструмент случайно прочитал.
Сравните среднее инструмента с вашим ручным. Если они расходятся, спросите, какие строки были включены.
Как мы это обрабатываем. Цифры по всему реестру — всё или ничего. Если реестр транскрибирован не полностью, заполняемость, итоги по аренде и WALT не выдаются, а отчёт говорит, чего реестру не хватило.
5. Учтены ли уступки и просрочки или отброшены?
Уступки и задолженность по аренде часто записаны простым языком в столбце заметок. Инструменты, которые сопоставляют только структурированные столбцы, молча их теряют, и действующая аренда тогда выглядит лучше, чем реальные деньги.
Сверьте каждую заметку в вашем тестовом файле с результатом.
Как мы это обрабатываем. Примечание, которое реестр несёт для помещения, остаётся с этим помещением. Столбцы, которые читатель не может определить, перечислены по заголовкам с причиной, чтобы не исчезать. Проверьте полный текст примечания по собственному прочтению, прежде чем на него опираться.
6. Можно ли проследить каждую выведенную цифру?
Occupancy, WALT, rollover and rent per square foot are arithmetic on figures the roll printed, as the worked example above shows. You should be able to see which figures went in.
Как мы это обрабатываем. The reader transcribes and does not calculate. The derived figures are computed afterwards by fixed code from the transcribed rows, so the same rows always give the same result. Market rents for a loss-to-lease comparison come from outside the roll; in an underwriting run they are tied to sources, and where none is found the gap is named, not filled.
Шесть проверок с первого взгляда
| Проверка | Что сравнивать | Красный флаг |
|---|---|---|
| 1. Прочитан весь реестр | Строки в документе против строк в результате | Инструмент не может указать число строк |
| 2. Период аренды | Месячный и годовой учёт | Период угадан по размеру числа |
| 3. Нечитаемая ячейка | Намеренно размытая ячейка с арендой | Cell filled with a market or neighboring figure |
| 4. Средние значения | Среднее по инструменту и ваше среднее вручную | Среднее только по прочитанным строкам |
| 5. Уступки, просрочки | Столбец примечаний и результат | Примечания молча отбрасываются |
| 6. Прослеживаемость | Исходные данные для каждого расчётного показателя | Нельзя увидеть, какие цифры были заложены |
Что делать с результатами
Инструмент, не прошедший проверку 1 или 2, небезопасен для инвестиционного анализа, как бы хорошо ни выглядело демо. Сбои в проверках 3–6 можно контролировать, если инструмент показывает их вам, а не скрывает.
Прогоните один и тот же файл через каждый инструмент из вашего короткого списка и сохраните оценки. Сравнение будет относиться к тем реестрам арендаторов, которые вы действительно получаете.
Ещё три вещи, которые стоит добавить в тестовый файл:
- Дата актуальности. От неё отсчитывается каждый показатель оставшегося срока. Инструмент должен брать её из реестра, а не из сегодняшней даты или имени файла (наш делает именно так: нет указанной даты — нет и расчёта).
- База площади. Арендопригодная и полезная площадь — не одно и то же число, а аренда за квадратный фут зависит от базы расчёта. Проверьте, что инструмент сохраняет базу, указанную в реестре.
- Объединённые ячейки и сгруппированные макеты. Реестры, сгруппированные по этажам или с объединёнными ячейками арендаторов, — то место, где теряются или сдвигаются строки. Пересчитайте строки на одной странице сами и сравните.
What rent roll software does not replace
- The leases. A rent roll is a summary prepared by the seller or manager, and software that reads only the roll cannot see where it disagrees with the lease. See rent roll vs leases: six mismatches, and for reading the leases themselves, lease abstraction software.
- Tenant estoppels. Only the tenant confirms rent, term and defaults. See что такое эстоппель-сертификат.
- T-12. The roll shows what is billed on paper; the operating statement shows what was collected. Reconcile the two.
- A site visit and a licensed appraisal. Whether suites are occupied and what the building would sell for are not questions a roll answers.
Вопросы и ответы
What is rent roll software?
The term covers three different jobs. Property management systems generate a rent roll from their own ledger. Extraction tools read a rent roll that arrives as a PDF or spreadsheet and turn it into rows. Analysis tools then compute occupancy, remaining lease term, rollover and rent per square foot from those rows. A deal team usually needs the second and third kind, because the roll it receives was produced by someone else.
What does a rent roll analysis include?
At minimum: occupancy by area, annual in-place rent, average rent per square foot, weighted average lease term (WALT), a rollover schedule by lease expiry year, and loss to lease, which is the gap between market rent and the rent in place. A good analysis also lists concessions, arrears and anything it could not read, so a reader can see what the figures leave out.
How do you do a rent roll analysis?
Confirm the as-of date, the rent period and the area basis the roll states. Count the tenancy rows. Compute occupancy and in-place rent from those rows, then WALT, then the share of rent expiring in each year. Compare each rent to a market rent for loss to lease. Finally check the notes column for concessions and arrears, and compare the roll to the leases.
Can AI analyze a rent roll?
Yes, but the useful question is what it does when the roll is messy. Test it on your worst real roll: it should state how many rows it read, leave an unreadable cell empty instead of filling it, and withhold whole-roll figures when the roll was not read in full.
How do I test rent roll software before choosing it?
Run it on a real roll from a recent deal that has a missing rent period, concession notes and more than one page. Compare its row count, average rent and notes to your own manual read. The six checks on this page are that comparison.
Does rent roll software replace reading the leases?
No. A rent roll is a summary prepared by the seller or manager. The leases and the tenant estoppels are what confirm it, and software that reads only the roll cannot find a mismatch between the two.